Notícia
Controle de Bens
Controle dos estoques na administração pública federal depende de um sistema eficiente
No atual cenário econômico do Brasil é importante que as empresas tenham um controle eficiente na gestão e controle de estoques. Bem gerido, esse controle evita desperdícios, excesso de investimentos, minimização de custos e maior transparência nos dados financeiros e patrimoniais.
A administração de estoques depende de um sistema eficaz, capaz de fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram à disposição e onde estão localizadas, as compras em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. Esse controle contribui para minimizar o capital total investido em estoques, que é oneroso e necessita de reposição periódica e determinada pela demanda. Quanto maior o investimento em estoques, maior é a capacidade e a responsabilidade de cada departamento nas organizações em otimizar e minimizar as necessidades de capital investido.
Enquanto o setor privado tem flexibilidade para escolher e negociar com seus fornecedores conforme o seu desejo, o setor público possui um componente adicional e grande delimitador a ser considerado: a legislação que, na grande maioria dos casos, exige a realização de procedimentos licitatórios para a seleção e compra (fornecimento) de materiais.
Tecnologia
Como aliada da gestão e controle de estoques, a tecnologia tem um importante papel. Desde 1995, o Sistema Integrado de Gestão Patrimonial (Siads) é uma solução desenvolvida pelo Serpro que permite aos órgãos da Administração Pública Federal o controle completo e efetivo de estoques de materiais, de bens patrimoniais, serviços de transporte e de contabilidade patrimonial.
A partir de 2019, o Siads será obrigatório em toda a Administração Pública Federal Direta. A notícia foi dada pela subsecretária de Contabilidade Pública da Secretaria do Tesouro Nacional, Gildenora Milhomem, no VI Simpósio sobre o sistema, realizado no início deste mês, em Brasília. Ela acrescentou que, diante do cenário brasileiro, é preciso trabalhar com prioridades e em busca de melhorar, a cada dia, a gestão pública. "O Siads passou também a realizar a funcionalidade de depreciação dos bens, é uma solução não somente de patrimônio, mas também de contabilidade patrimonial", acrescentou.
Hoje o grande diferencial do Siads é ser o único sistema de gestão patrimonial com integração direta com o Sistema Integrado de Administração Financeira (Siafi), principal instrumento utilizado para registro, acompanhamento e controle da execução orçamentária, financeira e patrimonial e com o Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (Siasg), ambiente onde são realizadas as operações de compra dos órgãos da Administração Pública. Somado a isso, está adequado ao padrão definido para identificação de materiais (Federal Supply Classification). Desta forma, o gestor público se mantém alinhado às diretrizes governamentais e promove maior economia e controle dos bens e conformidade para a contabilidade pública.
A coordenadora de Informações de Custos da STN, Rosilene Oliveira de Souza, pontuou que a parceria com o Serpro no desenvolvimento da solução Siads tem sido fundamental para o avanço observado, além da experiência no desenvolvimento de sistemas estruturantes do governo federal e a metodologia ágil utilizada no projeto de evolução que tem permitido realizar de forma periódica importantes entregas aos usuários.
Por que utilizar o Siads?
● Plataforma escalável: permite que o sistema cresça de acordo com as necessidades;
● Integração com sistemas estruturadores do Governo Federal: Siafi e Siasg;
● Geração automática dos registros contábeis pertinentes às movimentações;
● Adequação ao Plano de Contas Aplicado ao Setor Público - PCASP;
● Em conformidade com as Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público;
● Atende ao padrão definido para identificação de materiais do Federal Supply Classification;
● 100% de todos os subsistemas do Siads são disponibilizados, quando da contratação;
● Não há necessidades de investimentos com infraestrutura.
Principais funcionalidades
Administração de estoque (Almoxarifado)
● Registro da entrada e movimentação de materiais de consumo e permanentes de forma integrada com o Siafi e Siasg;
● Requisição eletrônica de materiais de consumo e permanentes;
● Organização do Almoxarifado;
● Cálculo do ressuprimento;
● Consultas e relatórios, como o de Movimentação do Almoxarifado - RMA.
Controle de bens patrimoniais próprios e de terceiros
●Inventário de bens móveis e imóveis de forma simplificada, com leitura do código de barras por meio de plataforma mobile;
● Cálculo automático da depreciação dos materiais permanentes e seu respectivo lançamento no Siafi;
● Controle do tombamento de materiais permanentes com numeração única dos bens;
● Registro e controle da garantia dos bens;
● Gestão da saída dos materiais do estoque por doação, cessão, devolução etc;
● Consultas e relatórios, como o de Movimentação de Bens - RMB.
Gerenciamento dos serviços de transporte do órgão
● Administração de frota própria e terceirizada;
● Cadastro de motoristas (oficiais, credenciados e terceirizados);
● Alertas sobre o vencimento próximo de habilitações, licenciamento etc.;
● Controle de manutenção dos veículos;
● Solicitação eletrônica de transporte;
● Registro de ocorrências.
Troca e doação de materiais entre órgãos: Bolsa de Materiais
● Registro automático de bens para alienação;
● Reserva de materiais;
● Atestado de Vencimento.
Contratação
Atualmente, 24 órgãos federais utilizam o Siads, outros 21 já manifestaram interesse e receberam proposta comercial. Mais de 50 estão em negociação com o Serpro.
O sistema está disponível para uso pelas instituições públicas mediante contratação específica. A integração com outros sistemas de governo, a segurança e o valor de custo menor para a contratação do Siads, se comparado a ferramentas similares no mercado, são os principais benefícios que têm atraído o interesse dos órgãos públicos. Para uso do sistema é necessário que o órgão seja integrante da Administração Pública Federal e seja usuário do Sistema Integrado de Administração Financeira (Siafi).
Para saber mais sobre a solução, forma de contratação e uso, acesse o Tutorial Siads.