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SerproMail
Implementação de correio eletrônico ocorre com sucesso
Mais de 165 milhões de e-mails armazenados, 14 terabytes de dados, 3 milhões de contatos, 81 mil compromissos, 11 mil tarefas.
No lançamento do SerproMail, em agosto passado, houve uma promessa: foi dito que as pessoas sairiam do trabalho na sexta-feira e, na segunda-feira seguinte, poderiam começar a usar seu e-mail normalmente, apesar de ter ocorrido uma migração para uma nova ferramenta de correio eletrônico. Dito e feito: no início deste mês de setembro, os mais de dez mil empregadas e empregados do Serpro retornaram ao trabalho numa segunda-feira em que a nova ferramenta estava disponível, tendo apenas que se adequar a um novo layout de apresentação de funcionalidades.
“Não foram apenas mensagens que se mantiveram à disposição dos usuários: agendas, arquivos remotos, tarefas, contatos, assinaturas, configurações, acesso a caixas coletivas: tudo foi migrado sem contratempos, de maneira que as pessoas puderam começar a usar o SerproMail imediatamente, sem nenhum trabalho de recuperação, sem necessidade de treinamento”, comemora Fábio Link, chefe da divisão de Soluções de Comunicação Eletrônica do Serpro.
Os números envolvidos apontam a complexidade da tarefa concluída: mais de 165 milhões de e-mails armazenados, mais de dez mil empregados, usuários de 11.400 contas, que importam em um volume de dados de 14 terabytes. Outros números com que a migração lidou com tranquilidade e praticamente sem erro envolvem informações muito valiosas no dia a dia profissional: 3 milhões de contatos, 81 mil compromissos de agenda, 11 mil tarefas.
Suporte sem sobressaltos
Na estratégia de implementação foi decidido que a nova e a antiga ferramenta de correio eletrônico teriam um período de convivência, permitindo que cada usuário pudesse verificar a manutenção da integridade de seus dados, a fim de garantir ainda mais confiabilidade ao processo. “Além disso, permitiu-se que as pessoas continuassem fazendo as coisas como sempre fizeram até estarem familiarizadas com a nova solução”, explica Link. Depois de uma semana, a antiga ferramenta continuou acessível para consulta, mas parou de receber mensagens. Nem mesmo assim houve sobressalto na área de suporte. “Em cerca de dez dias, tivemos problemas muito pontuais e nenhum incidente de indisponibilidade. O processo foi mesmo transparente para usuários”.
Segundo Link, muito da tranquilidade dessa migração se deve ao alto nível de maturidade da equipe que compõe sua área. “O nível de experiência é alto. Tem gente aqui que trabalha com correio há 20 anos, desde a época do Notes, passando por Carteiro, Expresso, Direto, Outlook e outras ferramentas. É muito grande a experiência acumulada, tanto que desenvolvemos internamente os plugins necessários para a adaptação da ferramenta Zimbra, tudo com muita rapidez e alto resultado. E, é sempre bom lembrar, para uma empresa enorme, com alta capilaridade também”, ressalta.
Experimentar para crer
Fábio Link destaca que a nova ferramenta tende a continuar agradando a usuários porque possui muitos valores agregados. Ele explica que a maior resiliência em relação a incidentes da infraestrutura oferece a quem utiliza o SerproMail a segurança de estar praticamente sempre no ar. A maior independência da estação de trabalho se traduz em tempo de resposta menor quando o usuário realiza qualquer ação. O design responsivo faz com que sincronize bem com dispositivos móveis, ou seja, funcione bem no smartphone. “Além disso, é grande o número de empresas e instituições que utilizam a Zimbra em todo o mundo, o que garante ao SerproMail uma oferta maior de soluções para eventuais desafios”.
Link informa que, para clientes que desejem experimentar a ferramenta, é possível montar um ambiente de degustação de forma rápida, em apenas algumas horas, dependendo do projeto. Já um ambiente de produção pode ser montado em apenas um dia. “Além da agilidade em disponibilizar o produto, o Serpro agrega diversos recursos de segurança, como firewalls, detecção de invasão, anti-spam e antivírus. Depois de realizar a migração no próprio Serpro, temos ainda mais certeza de que podemos superar a expectativa de outros clientes”, resume.
Para saber mais e verificar valores do serviço, acesse servicos.serpro.gov.br/serpromail